Antes de comenzar a analizar cada una de las funciones que posee Excel es importante que abordar cada uno de los aspectos fundamentales y generales sobre las funciones:
Introducción: ¿qué son las funciones en Excel?
Las Funciones son la principal característica de una Hoja de Cálculos por tal razón e decidido abordarlo como un primer punto en este blog ya que el primer paso para exprimir al máximo el potencial de Excel es conocer y dominar todas sus funciones. Esto te permitirá armar todo tipo de plantillas y modelos de datos ajustado a la medida de lo que necesites. Las Funciones y Fórmulas son lo que hacen tan única y maravillosa a cada una de las Hojas de Cálculos. Excel trae por defecto 329 funciones predeterminadas las cuales iremos abordando de forma especifica.
Para entender como es una función veamos un ejemplo con una de las funciones más utilizadas, la función SUMA. Por ejemplo, en el rango C1:C5 tenemos una serie de números y queremos sumarlos. Podríamos hacerlo celda por celda como se muestra en la celda F3 o también con la función SUMA como se muestra en la celda J6. El resultado es el mismo, pero vemos que es más cómodo usar la función SUMA que nos permite seleccionar todo el rango de la suma en vez de tener que sumar cada celda por separado.
Funciones y fórmulas: Sus Diferencias.
Podríamos definir una función como un cálculo u operación sobre celdas ya determinadas. Algunas personas hablan de funciones o fórmulas de forma indistinta. para ser un poco mas claro definiré un concepto para cada una de ellas.
Función: una función es un cálculo predefinido. Excel ya trae 330 funciones predefinidas. las cuales examinaremos mas delante en las siguientes publicaciones.
Fórmula: es un concepto más amplio. Una fórmula puede aglomerar operaciones entre celdas o combinaciones de funciones. El usuario las crea en dependencia de la necesidad de calculo que posea ya que Excel únicamente muestra las herramientas pero no puede acoplarlas a nuestra necesidad anticipadamente.
Para ello veamos por medio de un ejemplo como aplicar una función de excel y como una formula que necesitemos crear:
podemos ver que el resultado es el mismo pero uno es calculado directamente por la función de excel promedio y el otro es calculado mediante la formula ingresada en la celda F5.
Sintaxis: definiendo una función.
Cuando hablamos de sintaxis nos referimos a como debemos escribir la función ya que todas las funciones comienzan con el signo "igual", luego se escribe el nombre de la función y finalmente, entre paréntesis se escriben sus argumentos.
En la celda F2 he escrito una función sencilla para estudiar su sintaxis.
Poco a poco te iras familiarizando con los nombres y los argumentos de las funciones. siempre y cuando lo practiques constantemente, muchos de los argumentos de una función suelen referirse a las celdas o rangos en las cuales operará la función
Insertar: como insertar una función
Para insertar una formula en cualquier celda podemos hacerlo de distintas formas veamos cada una de ellas:1- Desde el menú Insertar > Función: de esta forma se abre el Cuadro de Diálogo de funciones donde puedes elegir la Categoría, la Función y finalmente completar sus argumentos.
3- Haciendo doble clic en la celda y escribiéndola manualmente: una vez que conozcas y domines las distintas funciones que excel nos demuestra podrás ver que esta es la forma más y sencilla de ingresar las funciones. En Excel cuando escribes una función de forma manual te mostrara unas etiquetas que te irán indicando cada uno de los argumentos que debes ingresar para que la función sea valida.
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| Ingreso manual de funciones en Excel |
A medida que la practica sea constante podrás dominar las distintas funciones y verás que es mucho más cómodo y rápido escribirlas de forma manual.
Editar: como editamos las funciones en Excel 2016
Cuando hallas creado tu función, tienes distintas formas de editarla, revisarla y realizar el cambio que desees.
1. Posicionado en la celda con la función, haz doble clic o presiona la tecla F2.
2. Posicionado en la celda con la función verás que la misma aparece en la Barra de Fórmulas. Haciendo clic dentro de la misma también puedes editar la función.
3. Colocate en la celda con la función, puedes presionar MAYUSC + F3 para abrir el cuadro de diálogo de la función.
Copiar: como copiar una función
1) Nos ubicamos en la celda C3 y escribimos la fórmula =A3*B3.
2) Al presionar intro vemos el resultado.
3) La celda seleccionada tiene un pequeño cuadro negro en su parte inferior derecho.
4) Mantenemos presionado el mismo con clic derecho y arrastramos hacia abajo.
5) Excel duplicara automáticamente la fórmula, ajustando las filas y columnas de las mismas =A3*B3, A4*B4, A5*B5, A6*B6, A7*B7. Respectivamente.
Referencias: como armar referencias absolutas y relativas
Cuando definimos una función en excel, los argumentos de esta hacen referencias a las celdas o a rangos existentes en la hoja de calculo. Como vimos en el capítulo anterior ("Copiar") es posible armar una función y copiarla a otras celdas dado que Excel ajusta automáticamente las filas y columnas de la misma. Pero, dependiendo del caso, muchas veces te interesará copiar funciones pero manteniendo fijas las filas, las columnas o ambas a la vez.
Si colocamos el signo $ a la izquierda de la letra de la columna o del número de fila, dicha referencia quedará FIJA cuando copies la función a otras celdas (referencia absoluta).
Aplicando lo antes descrito nuestro ejemplo seria:
$C$3 mantiene fija la celda C3 y ajustará el valor del precio para cada una de las cantidades a calcular su valor, luego lo desplazamos hacia abajo para actualizar las demas celdas como lo explicamos en el punto anterior.
En el caso que solamente queramos ajustar la columna el signo $ solo debe ser colocado antes de la letra de la columna "$C" o si es la fila antes del numero de la fila "$3".
Etiquetas: como interpretar las etiquetas
La etiqueta cumple el rol de mostrar la sintaxis y los argumentos de la función al hacer clic. Esto es muy útil porque puedes escribir una función en una celda de forma directa y la etiqueta te irá recordando los argumentos que debes introducir.Selecciona la celda C21 que tiene una función. La celda muestra el resultado de la función, pero puedes ver como está armada la misma dentro de la Barra de Fórmulas.
Si haces 1 clic dentro de la función en la Barra de Fórmulas (o doble clic en la celda) verás que los rangos dentro de la función se pintan de color. Luego ese mismo rango aparece pintado en la hoja Excel. Esto te permite controlar las celdas donde opera la función. También aparece una etiqueta que te va mostrando cada argumento de la función.
Categorías: las 10 categorías de funciones
Las funciones están clasificadas por Categorías. Las categorías simplemente sirven para ordenar las 329 funciones predeterminadas con que cuenta Excel. Con solo ver el nombre de la Categoría ya nos vamos dando una idea del tipo de funciones que incluye.
El número total de funciones que trae Excel por defecto es de 329. Este total asume que tienes instalado el complemento "Herramientas para el Análisis". Es muy recomendable que tengas instalado este complemento. Puedes hacerlo desde el menú Herramientas > Complementos y seleccionar "Herramientas para Análisis".
Anidadas: como armar funciones anidadas
Las funciones anidadas son únicamente combinaciones de funciones. Esto quiere decir que puedes armar una fórmula que contiene varias funciones juntas. Las funciones anidadas te permiten hacer cálculos mas complejos en una misma celda y de esta forma evitar tener que realizar cálculos parciales o intermedios en otras celdas de la hoja de calculo.
Matriciales: como armar funciones matriciales.
Las funciones matriciales son funciones algo únicas, porque no se insertan en una única celda, si no que se insertan en todo un rango al mismo tiempo. Esto permite a la función matricial devolver varios resultados juntos. Veamos un ejemplo de la función matricial FRECUENCIA. Para insertar una función matricial debes seguir los siguientes pasos:
La función matricial devuelve como resultado una MATRIZ. La función FRECUENCIA se explica en detalle más adelante, pero como podrás deducir calcula la cantidad de casos o repeticiones de ciertos valores que se producen en una muestra o tabla.
Personalizadas: como armar funciones personalizadas
Excel posee mas de 329 funciones predefinidas. Las mismas brindan la posibilidad de realizar todo tipo de cálculos, desde los más simples a los más complejos y en distintas áreas de la ciencia (estadística, matemáticas, finanzas, texto etc…). Ademas existe la posibilidad de crear nuevas funciones para resolver nuevos cálculos, no abarcados dentro de las funciones predeterminadas de Excel 2016.
Las funciones a medida se pueden crear con lenguaje de programación Visual Basis for Applications (VBA), también conocido como "macros". con cualquier manual de macros te podrás guiar para crear nuevas y mas practicas funciones.
Errores: como comprender los errores que puede arrojar una función
Es muy común que la celda donde escribas tu función o fórmula de cómo resultado un error. Esto quiere decir que has hecho algo mal y que debes hacer una corrección. El tipo de error devuelto te dará una valiosa pista sobre donde está el problema asistente de excel para corregir tus plantillas y detectar los errores indicados.
Modo de cálculo: como administrar el modo de cálculo de Excel
Excel registra la forma en la que se están realizando los cálculos en la hoja, podemos definir que excel los realice de forma manual o automática. para ello nos ubicamos en la ultima opción de la cinta formulas y desplegamos el menú de las opciones calculo donde podremos seleccionar tres opciones, Automático, Automático excepto las tablas de datos y manual.
Al seleccionar el calculo manual no podremos realizar cálculos hasta que salgamos de la celda donde hallamos insertado la función o formula a calcular.
En el siguiente Post, abordare las funciones básicas y mas utilizadas de Excel con ejemplos y explicare las opciones Nombres definidos y Auditoria de Formulas de la cinta de opciones de Excel.
Estar pendientes y hacer cualquier consulta que tengan sobre los temas que vallamos desarrollando en cada Post.
