Crear Tablas Dinamicas.

Qué son las tablas dinámicas

Cuando trabajamos con bases de datos, generalmente debemos realizar diferentes análisis sobre el contenido de la informacion. Para esto, necesitamos resumir y ordenarla según distintos objetivos que tengamos propuestos para la compañia. Si bien podemos hacerlo mediante diferentes herramientas que ofrece Excel en su amplio mundo de posibilidades, esto puede resultar bastante complejo inicialmente, en caso de tener muchos registros y campos dentro de la base de datos. para ello una de las alternativa de gran utilidad en estos casos son las tablas dinámicas.

Las tablas dinámicas nos permiten generar un informe que resume y ordena la información

contenida en una base de datos, de modo que nos facilita el análisis de su contenido. Su gran

utilidad se basa en que es posible ajustar los análisis de la información de muchas maneras y según distintos criterios.

El resumen de los datos puede hacerse utilizando diferentes operaciones de cálculo, como la suma y el promedio. Además, en este tipo de tabla es posible alterar la disposición de las columnas de un modo sencillo ordenar en dependiencia de la necesidad de como queremos ver la informacion, es decir, intercambiar su ubicación. También se pueden agregar o quitar campos en cualquier lugar de la tabla.

Creamos una tabla dinámica:

Para entender como funcionan las tablas dinamicas veremos un ejemplo practico:

Supongamos una base de datos de una empresa, en la cual se contiene las ventas realizadas por

cada empleado. Los campos seran Fecha, Vendedor, Producto, Cantidad y Monto. Para crear la base en una tabla dinámica, nos posicionamos sobre ella, vamos a la ficha de Excel Insertar y pulsamos Tabla dinámica, dentro del grupo Tablas. Se abrirá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica, en el que debemos confirmar el rango de datos de origen y la ubicación de la tabla: en la misma hoja o en una nueva. Si elegimos Nueva hoja de cálculo, tendremos una hoja para la tabla y otra para la base de datos.

En este paso confirmamos los datos de origen y el destino donde deseamos ubicar la tabla dinámica.

En la hoja de cálculo aparece un cuadro que nos invita a elegir los campos de la lista Campos de tabla dinámica, donde debemos completar los campos de filas, los de columnas, los de valores y los de filtro.

Esta ventana está ubicada a la derecha de la hoja, tiene como nombre Campos de tabla dinámica. aca debemos marcar los campos que queremos agregar al informe. Para averiguar la cantidad vendida de cada producto, en Campos de tabla dinámica seleccionamos Producto, que se ubicará dentro de Filas; y Cantidad, que se situará dentro de Valores. Al hacer esto, quedará confeccionada la tabla, y en ella veremos las unidades vendidas de cada producto.



Si en vez de la cantidad vendida queremos conocer el monto de lasventas por producto, desmarcamos el campo Cantidad y activamos Monto.

Para realizar análisis más complejos podemos necesitar cruzar dos o más campos; por ejemplo, si queremos saber qué cantidad de cada producto fue vendida por vendedor. En este caso, agregamos el campo Vendedor; al seleccionarlo, también se ubicará en Filas.

Si queremos colocarlo como columna, lo arrastramos desde Filas a Columnas podemos dar el enfoque a los datos que deseemos.

Podemos seleccionar tantos campos como deseemos y, así, realizar análisis más complejos

En la tabla dinámica veremos la cantidad vendida de cada producto por cada vendedor, la cantidad total vendida de cada producto y la cantidad total vendida. Si ubicamos el campo Vendedor como columna, podremos apreciar la cantidad total vendida por cada vendedor. En estos ejemplos realizamos sumas de los datos. Más adelante veremos cómo obtener resultados de otras operaciones, como promedios y conteos.

Actualizar tablas dinamicas

Al agregar, quitar o modificar registros de la base de datos, las tablas dinámicas pueden actualizarse fácilmente. Sin embargo, debemos saber que la actualización no se realiza de modo automático, como ocurre con las fórmulas, sino que debemos hacer un clic con el botón derecho
dentro de ella y pulsar Actualizar.

En nuestro ejemplo, si la empresa incorpora nuevos vendedores o comienza a comercializar otros productos, o incluimos nuevas fechas a la base de datos al actualizar la tabla dinámica se agregarán las filas necesarias, según los registros que se hayan incorporado en la base de datos, siempre y cuando estén incluidos en el rango de los datos de origen.

Lista de campos

En el área llamada Fila debemos ubicar los campos cuyos valores deseamos que constituyan las filas de la tabla dinámica. La manera de hacerlo es seleccionar los campos en la ventana Campos de tabla dinámica, que por defecto se encuentra a la derecha de la pantalla. También podemos arrastrarlos desde esta ventana al sector correspondiente de la hoja de cálculo o hacia el sector Filas, ubicado en la parte inferior de la ventana.

Si seleccionamos un campo de texto en la lista de Campos de tabla dinámica, por defecto es considerado como un campo de fila. Al agregar un campo de fila, en la tabla se genera una fila para
cada valor diferente que tome el campo en la base de datos. Si más de un campo es seleccionado como campo de fila, en la tabla dinámica existirá una fila para cada combinación de valores de dichos campos en la base de datos. Por ejemplo, podemos tener los campos Producto y Vendedor como campos de fila. Si cada vendedor vendió unidades de los diferentes productos, aparecen todas las combinaciones entre ambos campos, si algunos no hubieran vendido un determinado
producto, para este producto no aparecerán dichas filas.






 En el sector Columnas del cuadro Campos de tabla dinámica ubicamos los campos cuyos valores queremos que formen las columnas de la tabla. El procedimiento para hacerlo es igual al explicado para los campos de la fila. En este caso, siempre es necesario arrastrar el campo hacia el sector deseado, ya que, por defecto, al seleccionar los campos de texto en la lista de Campos de tabla dinámica, estos son considerados como campos de fila.

Al agregar un campo de columna, en la tabla se genera una columna para cada valor tomado por dicho campo en la base de datos. Si más de un campo es considerado como campo de columna, en la tabla dinámica habrá una columna para cada combinación de valores de dichos campos en la base de datos. En el sector Valores del cuadro Campos de tabla dinámica ubicamos los campos sobre los cuales queremos que se realicen los cálculos que se mostrarán en la tabla: suma, promedio o contar,entre otros.

El procedimiento para hacerlo es el mismo que para los campos de i la o de columna. Cuando desde la lista de Campos de tabla dinámica seleccionamos un campo numérico, por defecto este es considerado como campo de valor. Si deseamos colocar un campo de texto como campo de valor,
necesitamos arrastrarlo hacia este sector.

En las filas tenemos los productos; en las columnas, los vendedores; y en valores, las unidades vendidas.

En las tablas dinámicas podemos agregar campos de filtro, para que se muestren solo los resultados para los registros que cumplen un determinado criterio. Para usar esta herramienta debemos arrastrar
los campos que deseamos utilizar para hacer los i ltros hacia el sector Filtros de Campos de tabla dinámica.

Campo Valores

Ya conocimos los diferentes campos que integran una tabla dinámica, ahora veremos en detalle el campo Valores. Cuando creamos una tabla dinámica, si el campo ubicado en el sector Valores es
de tipo numérico, por defecto los datos son resumidos con la operación Suma. Es decir, cada celda mostrará la sumatoria de la combinación de campo de fila y de columna correspondiente. En cambio, si como campo de valor se elige un campo de texto, el resumen por defecto se hará mediante la operación Cuenta, y cada celda de la tabla dinámica mostrará la cantidad de registros que corresponden a esa celda.

Sin embargo, no siempre deseamos resumir la información a través de sumatorias y conteos. Tal vez precisemos hacer el resumen mediante alguna otra operación de cálculo, como por ejemplo, el
Promedio. es posible cambiar la operación de la siguiente forma.

Opciones de cálculo

Excel nos ofrece varias alternativas a la hora de resumir los datos dentro de una tabla dinámica. Las opciones de cálculo disponibles son:

• Suma: realiza la suma de los diferentes datos incluidos en la base de origen, que cumplen con la condición de fila/columna.

• Cuenta: muestra la cantidad de registros.

• Promedio: calcula el promedio de los valores.

• Máx. y Mín.: presentan los valores máximo y mínimo, respectivamente.

• Producto: realiza una multiplicación de los datos.

• Contar números: muestra la cantidad de registros con valores numéricos.

• Desvest y Desvestp: calculan la desviación estándar de una muestra y de la población, respectivamente.

• Var y Varp: presentan la variancia muestral y poblacional, respectivamente.

Cambiar la operación de resumen

Para modificar la operación de cálculo utilizada en el resumen de la información, nos posicionamos en alguna celda del sector de campos de valor de la tabla dinámica y hacemos un clic con el botón derecho del mouse. En el menú que se despliega, seleccionamos Configuración de campo de valor…. Dentro del cuadro que se abre, en la solapa Resumir valores por figuran todas las operaciones disponibles. Pulsamos la opción que deseamos y presionamos en Aceptar. También podemos realizar el procedimiento desde el sector Valores de la lista de Campos de tabla dinámica.

Formato del campo de valor

El campo de valor presenta, por defecto, el formato General. Esto sucede aunque el campo tenga un determinado formato en la base de datos. Por ejemplo, si en la base de datos la columna correspondiente al campo de valor de la tabla dinámica tiene el formato Moneda con dos
decimales, si no se especii ca el formato en la tabla dinámica los valores se mostrarán con formato General. Además, cualquiera sea el formato de la información en la base de datos, al realizar algunos cálculos –como Promedio y Desvest– los valores se mostrarán en la tabla dinámica con varios decimales, lo que dificulta su lectura. En este caso, es recomendable deifinir un formato que limite la cantidad de decimales. Para aplicar un formato, nos posicionamos en alguna celda del campo de valor dentro de la tabla, hacemos un clic derecho y, en el menú, elegimos Configuración de campo de valor.... En el cuadro, pulsamos el botón Formato de número y, luego, seleccionamos la categoría
adecuada para los datos (Número, Fecha, Moneda).

TABLAS DINÁMICAS RECOMENDADAS

Una de las novedades que trae Excel 2013 respecto a las tablas dinámicas tiene que ver con esta opción, que podemos encontrar en la ficha Insertar al costado derecho del botón de Tabla dinámica, señalada con un signo de pregunta. Desde aquí podremos elegir entre las opciones que nos recomienda el programa para facilitar todavía más la creación de una tabla dinámica, donde ya estarán presentados los elementos para filas y columnas, tal y como se muestra en la vista previa.

ESTARE PROFUNDIZANDO MAS SOBRE ESTE TEMA Y GRAFICOS DINAMICOS....

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